En los últimos años hemos evidenciado que algunas compañías globales, muchas de las cuales fueron pioneras e innovadoras en el teletrabajo, tomaron la decisión de cancelar o limitar el programa y pedir a sus colaboradores que regresaran a trabajar desde la oficina tradicional.
Las razones fueron la necesidad de incrementar la colaboración y acelerar la velocidad del trabajo. Esta tendencia se fue dando de manera paulatina en cada vez más empresas, al punto que se llegó a pensar que sería el fin del teletrabajo.
Lejos de esa realidad, varias empresas reforzaron las ventajas de tener un programa de trabajo flexible y continuaron impulsando y expandiendo esta modalidad en cada vez más países. Surge entonces las siguientes preguntas: ¿cuál es la diferencia en estas empresas? ¿Por qué consideraron que el teletrabajo era una opción viable y decidieron continuarlo?
A continuación presentamos una lista de tres razones por las cuales un programa de teletrabajo bien estructurado representa una ventaja competitiva a la hora de atraer, retener y motivar el talento, además de mostrar algunos puntos claves sobre los elementos que deben ser considerados para hacerlo de manera exitosa:
- Atracción de talento: múltiples fuentes evidencian la importancia de los arreglos de trabajo flexible y el balance de vida/trabajo como elementos fundamentales para los candidatos al considerar un nuevo puesto. Así lo refleja el reporte de LinkedIn “Global Recruiting Trends Report, 2017” que muestra estos dos atributos con un porcentaje de importancia de 31% y 59%, respectivamente. Una investigación similar muestra que es un factor importante para colaboradores de ambos géneros, con una ligera mayor relevancia para las mujeres. Éstos reportes en nuestro país no son diferentes de los globales y concluyen de igual manera que el balance de vida/ trabajo y los arreglos de trabajo flexibles son determinantes para los candidatos.
- Generación Y (millennials): hoy en día los millennials representan cerca del 35% de la fuerza de trabajo, y el porcentaje sigue en aumento. Por esto, las empresas han puesto énfasis especial en comprender sus características y lo que los motiva a la hora de seleccionar un trabajo. Se ha concluido que los arreglos de trabajo flexible son un elemento fundamental para esta generación. De acuerdo con la encuesta “Deloitte Millennial Survey 2017”, los millennials creen que el trabajo flexible impulsa una mejora en la productividad y compromiso de los empleados, a la vez que ayudan a mejorar la felicidad, la salud y el bienestar general.
Más que nunca, la Generación Y indica que la flexibilidad es muy importante al momento de seleccionar un trabajo. Por lo tanto, ofrecer un arreglo de trabajo flexible es una herramienta perfecta para atraer a los mejores trabajadores de esta generación. Un estudio de FlexJobs indica que el 84% de los millennials desea alcanzar un mejor balance vida/trabajo, y un 67% prefiere un horario de trabajo más flexible para poder tener más tiempo para pasar con su familia.
Es importante recordar que el trabajo desde casa no es la única forma de ofrecer trabajo flexible.
- Mayor compromiso y lealtad: la flexibilidad en cualquiera de sus dimensiones incrementa el nivel de compromiso, lealtad y satisfacción de los empleados actuales; e impulsa la productividad. Es considerado el beneficio más valioso del paquete total y la mayor razón por la que un empleado no se iría de una empresa. Encuestas de cultura ampliamente conocidas, cuyo propósito es determinar un ranking de empresas como los ‘Mejores Empleadores’, incluyen varias preguntas relacionadas con el balance de vida/trabajo y la flexibilidad de horario. Se sabe que mientras más comprometidos y satisfechos estén los colaboradores, es menos probable que busquen cambiar de trabajo y que, eventualmente, dejen la compañía.
Revisados los tres puntos anteriores, ¿cuáles son los aspectos por considerar al implementar un programa de trabajo flexible?
Lo primero es comprender que hay diferentes modalidades de trabajo flexible que pueden ajustarse o implementarse, dependiendo del tipo de organización o giro de la empresa. Las modalidades incluyen:
- Trabajo remoto: posibilidad de trabajar uno o varios días a la semana desde la casa.
- Tiempo flexible: flexibilidad en la hora de entrada y salida del empleado. Esta modalidad resulta altamente conveniente en ubicaciones de alto tráfico en horas pico, ya que el empleado puede manejar su horario para evitar pasar mucho tiempo atorado en el tráfico.
- Semana de trabajo comprimida: permitirles a los empleados trabajar más tiempo algunos días de la semana para poder salir más temprano el viernes o no tener que trabajar el sábado, por ejemplo.
De manera adicional, es importante desarrollar una estrategia completa alrededor del trabajo flexible. Por ejemplo, en Dell las soluciones de trabajo flexible fueron implementadas en 2010 y el programa ha sido expandido a más países a través de los años, logrando tener mucha acogida. La base para lograr el éxito es acompañarlo con una estrategia integral que contemple los siguientes puntos:
- Debe ser una iniciativa estratégica de la alta Dirección, la cual debe contar con el apoyo de todo el equipo de liderazgo. Ellos deben ser capacitados para convertirlos en embajadores del programa al mostrarles los beneficios potenciales que traerán a la empresa y a los colaboradores.
- Definir el alcance y los objetivos que se quieren alcanzar con el programa.
- Adecuar la oficina para promover el trabajo colaborativo y recibir a los empleados que trabajan regularmente desde casa.
- Asegurar que tengan las herramientas tecnológicas para realizar su trabajo.
- Desarrollar una política integral que defina las reglas del juego al inscribirse al programa, la cual debe incluir los siguientes temas:
- Espacio adecuado de trabajo en casa, libre de ruido y distracciones.
- Impacto e implicaciones para el colaborador si baja su productividad.
- Confidencialidad requerida con el manejo de la información.
- Disponibilidad de trasladarse a una oficina por requerimiento de la compañía para participar en reuniones o entrenamientos.
- Posibilidad de conducir auditorías aleatorias para garantizar que se estén cumpliendo las premisas establecidas en la política.
- La política debe definir el tipo de roles que podrían ser considerados y dar pautas para autoevaluaciones por parte del colaborador, incluyendo:
- Requerimientos del puesto: tipo de actividades y tareas que se puedan realizar de manera remota; y responsabilidad del colaborador de contar con acceso a los equipos y sistemas que le permitan realizar su trabajo de manera remota.
- Estilo de trabajo: que pueda enfocarse y ser disciplinado; que pueda trabajar con supervisión limitada y de manera independiente; y que tenga alto nivel de desempeño.
- Requerimientos personales: que tenga acceso a un espacio de trabajo eficiente; que pueda manejar su horario de trabajo de manera efectiva; y que establezca límites y reglas en casa su para explicarle a los miembros de su familia que está trabajando (y no que está disponible en casa para ir a hacer diligencias en las horas de trabajo).
- Impacto en el negocio y en otros: que pueda darle atención de alta calidad a los clientes; que pueda trasladarse a la oficina cuando sea necesario; y que esté disponible para atender clientes, proveedores, colegas y otros.
- Para los que trabajen desde la casa, determinar el tipo de ayuda económica que se les dará a los colaboradores que se inscriban al programa. Ejemplos tales como apoyo de Internet para asegurar un ancho de banda adecuado; determinar si se les dan los mobiliarios para establecer una oficina ergonómica en casa, entre otros.
- Tener un sistema de medición del desempeño robusto en base a resultados, que permita enfocarse en el logro de los resultados y objetivos del negocio, en lugar del número de horas que pasa en la oficina.
- Tener una visión, propósito y cultura compartidos que motiven la colaboración y el trabajo en equipo.
Como hemos visto, las ventajas de los arreglos de trabajo flexible para los colaboradores son amplias. Las mismas incluyen mejor balance de vida/trabajo; oportunidades de desarrollo para los colaboradores que están estudiando o cursando estudios adicionales; y mayor sentimiento de que son valorados, por mencionar unas cuantas. Además, estudios han probado que los arreglos de trabajo flexible también aportan muchas ventajas para las empresas.
Por ejemplo, Dell cuenta con un programa de Trabajo Flexible titulado ‘Connected Workplace’ (‘Oficina Conectada’). Este es un programa integral que permite a los colaboradores pensar en la posibilidad de contar con horarios de entrada y salida flexibles, además de contar con la opción de trabajar de manera remota desde cualquier lugar, uno o varios días de la semana. El programa fue lanzado globalmente en 2010 y poco a poco se ha ido implementando en los países en los que la empresa tiene presencia. En Dell, la meta es lograr el 50% por ciento de participación de la fuerza laboral de la empresa en esta iniciativa para 2020, ya que creen en la diversidad e inclusión como una ventaja competitiva, siendo parte de su ADN.
En Panamá llevan varios años con el programa y lo siguen afianzando, ya que representa un diferenciador al momento de atraer al mejor talento y es uno de los beneficios más valorados por sus actuales colaboradores. El éxito del mismo radica en que está muy bien estructurado, el objetivo del mismo es claro y compartido tanto por el nivel más alto de la empresa como por los grupos de apoyo de empleados (Employee Resource Groups). Es, entre otras cosas, una gran forma de mantener la participación, colaboración e involucramiento de todos los colaboradores (residentes o remotos) en las actividades que desarrolla la empresa.
De hecho, recientemente se lanzó en Panamá el grupo de empleados Conexus, el cual promueve una comunidad de trabajo flexible al crear un ambiente de trabajo colaborativo que empodera a los colaboradores a crecer y prosperar, enfocándose en las tecnologías, las mejores prácticas y en las formas innovadoras de pensar y producir.
Hoy en día, yo soy usuaria del programa y una fiel promotora del trabajo flexible en Dell. Mi perspectiva como Líder me permite tener una fuerza de trabajo más comprometida, entregada y productiva ya que manejan de una manera más eficiente su tiempo y saben que cuentan con la flexibilidad para poder balancear su vida personal y profesional. Lo importante es que cumplan con los objetivos planteados en tiempo y forma, y no cuándo o dónde realicen el trabajo. Personalmente soy fiel creyente de las ventajas del mismo.
El mayor reto que tuve al principio fue educar a mi familia para que comprendieran que cuando estoy en casa estoy trabajando no estoy disponible para hacer “mandados”. Para hacerlo de manera efectiva, tuve que educarlos y, además, dedicar un espacio dentro de la casa como mi oficina, que estuviera lo más alejado posible de las áreas de juego y habitaciones de los niños. Hoy en día trabajo desde casa dos o tres veces por semana. Los días que voy a la oficina me aseguro de planificar el horario de traslado para evitar el tráfico, lo que implica que tengo mejor calidad de vida y más tiempo para ser realmente productiva. Personalmente es el beneficio que más valoro. La flexibilidad me permite manejar mis prioridades laborales y personales de una manera óptima.
Gracias al programa sé que no necesito ausentarme de los momentos importantes de mis hijos como, por ejemplo, alguna obra en la escuela, ya que la medición de mi desempeño personal y el de mi equipo es en base a resultados.
